La productivité passe aussi par une bonne mise en place. Il s’agit d’organiser, d’aménager la salle de réunion pour qu’elle soit entièrement propice à une collaboration proactive.
Quelles sont justement les bonnes pratiques dans ce domaine ? Celles qui permettent de rendre les événements et rencontres professionnels aussi fluides qu’efficaces ? Découvrez, dans les lignes à venir, quelques conseils précieux à cet égard.
Il n’y a pas de schéma absolu. Certaines configurations correspondront mieux que d’autres en fonction de l’espace disponible, de la dynamique d’équipe… d’ailleurs vous pouvez découvrir les salles qui sont les mieux notés sur le lien cliquable.
Toujours est-il qu’il est possible d’optimiser la disposition en suivant quelques recommandations facilement applicables. Les voici !
La place de l’écran : un choix stratégique important
De nos jours, les présentations « PowerPoint » ont remplacé les diapositives. Et l’importance reste la même. Projeter des images ou une vidéo assure une forme d’immersion. L’illustration, la représentation graphique et concrète rendent la communication bien plus organique.
Attention, cela dit, à bien positionner l’écran de diffusion au sein de la salle de réunion et à bien choisir son fond d’écran de pc pour éviter les éblouissements. Plusieurs critères devraient être respectés pour obtenir un résultat satisfaisant :
- L’accessibilité s’avère indispensable. Il faut que chaque personne assistant au séminaire (ou équivalent) puisse jouir d’une pleine visibilité. Placez le projecteur sur un plan stable et veillez à ce qu’il dévoile votre contenu à tous les collaborateurs/partenaires/intervenants.
- Gardez à l’esprit qu’un espace vide, blanc, propre, rend entièrement honneur aux présentations. Les écrans de projection sont justement conçus dans ce but.
- Restez attentive/attentif aux meubles, aux structures qui font obstacle et pourraient obstruer le champ de vision.
Qu’en est-il maintenant des chaises ? Ce sont tout de même elles qui accueilleront les participants. Elles méritent donc votre attention.
Quelles chaises choisir pour une salle de réunion ?
Comme on le disait un peu plus tôt, chaque entreprise/organisme a ses préférences et ses objectifs. Il faut aussi tenir compte du budget à disposition.
Cela pris en compte, nous vous recommandons de choisir vos chaises en gardant à l’esprit les bonnes pratiques suivantes :
- Sans forcément chercher le grand luxe, ne lésinez pas trop sur le confort. En optant pour des articles excessivement bon marché, vous compromettez la qualité de « l’expérience ». Cela nuit (bien que discrètement et indirectement) au bon déroulement des échanges et à leur fructification.
- Au moment de passer une commande, préférez en acheter un peu plus. Ainsi, vous anticipez les débordements en cas d’effectifs supplémentaires.
- Dans un registre similaire, ne négligez pas les possibilités d’aménagement. Autrement dit, il faut que les chaises soient adaptées à la table centrale ou aux éventuels meubles supplémentaires sur les côtés.
En ce qui concerne les tables justement, nous avons aussi compilé quelques astuces. À la fois support de travail et carrefour de collaboration, leur sélection et leur disposition ont de quoi marquer la différence.
Tables dans l’espace de rencontres professionnelles : ce qu’il est important de savoir
Il n’y a pas que les fournitures de bureau qui doivent faire l’objet d’une sélection minutieuse et répondre à une logistique réfléchie. On doit veiller à bien placer l’écran, comme on l’a vu, tout comme à répartir harmonieusement des chaises adaptées aux attentes de l’entreprise.
Restent les tables, et nous avons plusieurs préconisations à leur propos.
- Vouloir donner un style à la pièce via son mobilier est une bonne chose. Pour autant, on évitera les fabrications dont la surface est inégale. Il faut pouvoir rédiger ou répartir ses affaires dans les meilleures conditions. Les tables en bois brut devraient être évitées, par exemple.
- Dans la mesure du possible, songez à installer des plus petits meubles sur les côtés de votre salle de réunion. Cela permettra au plus grand nombre d’usagers de poser leur ordinateur portable, notamment, ou de prendre des notes.
- Nous avons presque hésité à intégrer cette précision, mais cette bonne pratique est au cœur d’une démarche proactive et productive. Pour assurer toute la place nécessaire et centraliser les échanges, placez la table principale au cœur de l’espace dédié.
Il y a toutefois des exceptions à cette règle : s’il s’agit d’un endroit plutôt réservé aux cours et aux formations, entre autres. En l’occurrence, les « pupitres » ou petits bureaux sont à privilégier. Ils se répartissent alors comme dans une salle de classe.
Bien aménager sa salle de réunion : l’une des clés du succès
Ce qui se dit et ce qui se fait dans la salle de réunion revêt évidemment une importance capitale. Mais en cas de mauvais aménagement, de disposition douteuse, les grandes idées, les beaux projets seront moins bien communiqués et assimilés.
La disposition de l’écran, des chaises et des tables ne devrait pas être prise à la légère. En adoptant une stratégie adéquate, vous modelez une zone de travail synonyme de confort. Un confort qui aiguisera la motivation des équipes en tous temps !