Dans la vie d’une entreprise, il est fréquent que plusieurs recrutements soient réalisés au cours d’une année. Ces nouvelles ressources humaines sont un réel investissement pour l’entreprise pour développer l’activité et la pérenniser.
Avec une compétitivité importante du marché du travail, il n’est pas toujours évident de garder ces nouveaux talents au sein de son entreprise. Si la structure accueille correctement le salarié et l’intègre rapidement au sein de l’équipe, cela va permettre de commencer la fidélisation des employés.
Pour faciliter ce processus d’intégration, un livret d’accueil doit être mis au point en interne pour fournir toutes les informations essentielles sur les codes, les valeurs ou les conditions de travail de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un livret d’accueil en entreprise ?
L’accueil d’un nouveau salarié est une étape importante pour l’entreprise. Cela permet de faire découvrir la société mais également de fidéliser et intégrer le collaborateur auprès de ses collègues. Cette notice appelée le livret d’accueil constitue un élément important dans ce processus.
Il permet à la direction des ressources humaines d’accompagner le salarié dès le premier jour de sa prise de poste.
Ce livret indique toutes les informations importantes de l’entreprise dans son environnement et son organisation. De plus à l’image d’un mentor papier, il va permettre de renseigner l’intéressé sur les méthodes de fonctionnement de la structure.
Enfin, elle recense les bonnes pratiques et les informations essentielles permettant aux employés de se repérer au sein de l’entreprise. Non seulement cela va aider le collaborateur à se repérer plus facilement au sein de l’entreprise, mais également une source de motivation importante peut découler de cet accueil.
En plus de donner une bonne impression, cela participe à la fidélisation des nouvelles recrues par un accueil individuel et personnalisé.
A qui est destiné cet outil ?
Cet outil a d’abord été développé par des grands groupes qui compte une multitude de salariés.
Dans ces entreprises, le turn-over est parfois important et les ressources de la semaine peuvent être difficiles à gérer. C’est pourquoi, les services RH de ces différentes entreprises ont mis au point le livret d’accueil pour uniformiser l’intégration des nouveaux employés.
Lorsque l’entreprise accueille du personnel, un livret d’accueil doit être fourni en plus d’une visite guidée par un référent. Ce carnet peut également être utilisé au quotidien par les différents employés.
Développer des outils d’accueil est une étape encore plus indispensables aujourd’hui où l’intégration est de plus en plus à distance…
Pourquoi utiliser cet outil ?
Lorsqu’un nouveau salarié intègre une nouvelle entreprise, il ne connaît pas les codes ni la culture de l’entreprise. C’est pourquoi, le livret d’accueil est mis au point généralement par les ressources humaines.
Ce carnet va permettre de fournir les informations essentielles ainsi que les conditions de travail au nouveau collaborateur. Avec cet outil, l’employé pourra s’intégrer plus facilement et rapidement au sein de la société.
Nous rappelons que ce livret n’engage l’entreprise juridiquement et n’est en aucun cas un document contractuel. Il a pour but d’être informatif auprès des salariés.
Quelles sont les étapes d’un processus d’intégration ?
Le processus d’intégration doit être réfléchi à l’avance. Pour ce faire, il est possible de le mettre en place de la manière suivante :
- Présenter l’environnement et les conditions de travail. Il est possible de remettre une fiche de poste.
- Détailler la structure de l’entreprise et son organisation.
- Confier le livret d’accueil au nouveau salarié.
- Prévoyer le premier rendez-vous pour faire un point avec le collaborateur au bout du premier mois d’embauche. Il est recommandé de réaliser plusieurs entretiens pendant la période d’essai afin d’identifier les éventuelles difficultés du salarié et de pouvoir faire des bilans au sein de l’entreprise. Durant cet entretien, il est possible de faire une identification des besoins de l’employé et de trouver des solutions si nécessaire.
Que doit contenir un livret d’accueil ?
Pour rappel, le livret d’accueil doit comporter différents éléments pour expliquer le fonctionnement mais également transmettre la culture de l’entreprise.
Chacun de ses carnets d’entreprise sont différents selon les entités. Différents modèles sont proposés par les partenaires sociaux de branche. Ces modèles sont généralement adaptés selon les caractéristiques de la branche l’entreprise.
Ces standards donnent une idée du plan de votre livret. Il ne reste plus qu’au chef de projet d’adapter cette maquette et de la compléter afin qu’il corresponde au mieux à la culture de l’entreprise.
Le livret devra être mis à jour régulièrement en fonction de l’évolution de l’entreprise. Il peut être établi sous format numérique (ex : en PDF) ou sous format papier comme un petit carnet.
Des formulaires en ligne mais également des fichiers Word sont disponibles sur différents sites pour avoir une première esquisse à compléter.
Que doit contenir un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil va permettre de faire adhérer le nouveau salarié à la culture d’entreprise. Par cette méthode, le collaborateur doit pouvoir développer un sentiment d’appartenance envers l’entreprise.
Cette valorisation peut créer une excellente synergie et est bénéfique aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise.
Voici différentes pistes qui peuvent être proposés dans un livret d’accueil :
- Une lettre d’accueil du dirigeant d’entreprise
Cette partie va permettre d’impliquer et valoriser directement le salarié au sein de l’entreprise.
- Une présentation de l’entreprise (histoire, évolution)
Toutes les connaissances nécessaires doivent être présentées succinctement afin de renforcer l’adhésion du salarié.
- Le règlement intérieur
Le règlement intérieur doit prévoir les droits et les devoirs de chaque membre de l’organisation.
- Le rappel des engagements du collaborateur
Cette partie doit comporter les méthodes et les obligations de l’employé envers l’entreprise en ce qui concerne la qualité du travail, la sécurité même les services.
- Les droits du salarié
La législation prévoit de nombreux droits pour les salariés. Pourtant, peu d’entre eux connaissent l’ensemble de ses règles pour lesquelles est régi le droit du travail.
- Les règles de sécurité
La sécurité est un élément important au sein de l’entreprise. Une erreur ou une inattention peut provoquer un grave accident avec des répercussions irréversibles.
Conclusion
Le livret d’accueil est un outil fantastique qui doit être utilisé dans le processus d’intégration d’un salarié.
Non seulement il pourra fournir de nombreuses informations et rappelles apportant pour le collaborateur mais, également faciliter l’adhésion de ce dernier.
La culture d’entreprise est propre à chaque entité c’est pourquoi ce carnet peut préparer le personnel à sa nouvelle vie salariale.
Le processus de fidélisation commence avec cet outil qu’est le livret d’accueil mais doit continuer tout au long de la vie salariale des employés.